Agencja SYMPOSIUM CRACOVIENSE – co należy wiedzieć o wydarzeniach hybrydowych?
Konferencje naukowe, spotkania biznesowe różnych oddziałów firm, konsylia specjalistyczne czy też gale nie muszą ograniczać się tylko do jednej przestrzeni i jednego czasu. Dzisiaj nową jakość oferują takie agencje jak SYMPOSIUM CRACOVIENSE z Krakowa. To one proponują klientom zorganizowanie tzw. wydarzeń hybrydowych, które łączą eventy klasyczne z konferencjami online. Wymaga to wysokich kompetencji i wykorzystania różnych nowinek technicznych. Eventy hybrydowe spełniają również oczekiwania firm czy środowisk naukowych, które przez pandemię COVID-19 musiały przejść na zdalny model funkcjonowania.
Czym są wydarzenia hybrydowe?
Wydarzenie hybrydowe podbijają świat i Polskę. Ich wyjątkowość polega zaś na łączeniu tradycyjnych eventów na żywo z tymi organizowanymi w przestrzeni wirtualnej. Dzięki temu można w nie zaangażować odbiorców z każdego zakątku świata. Jak podkreślają organizatorzy wydarzeń hybrydowych z agencji kreatywnej SYMPOSIUM CRACOVIENSE, najważniejsze przy tworzeniu takich konferencji, spotkań, paneli dyskusyjnych czy konsyliów jest budowanie interakcji między prelegentami obecnymi w miejscu organizowania wydarzenia a tymi, którzy postawili na uczestnictwo cyfrowe. Ważne jest zatem dwukierunkowe sprężenie zwrotne.
Przy wydarzeniach hybrydowych istotne jest tworzenie atmosfery pełnego uczestnictwa. Żadna osoba nie jest zatem wykluczona i aktywnie może uczestniczyć w całym przedsięwzięciu. By móc to osiągnąć ważne jest jednak odpowiednie zaplecze technologiczne.
Wykorzystywanymi przez grupę SYMPOSIUM CRACOVIENSE narzędziami są: YouTube, Vimeo, Facebook, Meeting Application, Google Meet, Zoom, Teams, Live Evenea, Syskonf i wiele innych platform oraz programów do komunikacji, zapewniających dostęp dla nieograniczonej liczby odbiorców.
Jak wydarzenie hybrydowe organizują specjaliści SYMPOSIUM CRACOVIENSE?
Doświadczeni organizatorzy wydarzeń i menadżerowie projektów z SYMPOSIUM CRACOVIENSE podkreślają, że do tworzenia każdego eventu hybrydowego podchodzą oni indywidualnie. Odpowiednie narzędzia dobierane są zatem do potrzeb i możliwości klienta, gwarantując mu przygotowanie wydarzenia niepowtarzalnego i miarodajnego. Co to oznacza? Między innymi to, iż każdy event hybrydowy pozwala na tworzenie rozbudowanych raportów określających zadowolenie uczestników, a także zawierających wszystkie pozyskane dane. To one są swoistym stenogramem wydarzenia.
Eventy hybrydowe we współpracy z SYMPOSIUM CRACOVIENSE to także inwestycja w profesjonalną obsługę. Zespół z Krakowa oferuje organizatorom m.in. rejestrację uczestników, realizację konferencji i spotkań online, zapewnienie studia nagrań, transmisję na żywo, a także Business Matching. Obsługa wydarzenia dotyczy także interakcji z prelegentami, oferowania uczestnikom ankiet, quizów i konkursów, a także platform do wymiany dokumentów czy prezentacji. Każdy event jest też nagrywany, dzięki czemu można odtworzyć po jego zakończeniu wystąpienia różnych gości. Wydarzenie hybrydowe pozwala zatem wysłuchać wielu wykładów, które w planie realizowane były w tym samym czasie.
Korzyści z wydarzeń hybrydowych
Korzyści z organizowania eventów hybrydowych są dzisiaj bardzo duże. Przede wszystkim jest to szansa na uczestnictwo w danym wydarzeniu osób z różnych zakątków Polski i całego świata. Stwarza to nowe możliwości wymiany poglądów czy doświadczeń, a także generuje organizatorom m.in. konferencji naukowych większe zainteresowanie. W eventach hybrydowych mogą bez problemu wziąć udział osoby zapracowane, które mogą, lecz nie muszą organizować dojazdu czy noclegu w określonym miejscu.
Dużą zaletą wydarzeń hybrydowych jest też optymalizacja kosztów całego przedsięwzięcia oraz możliwość prostego zarządzania całym harmonogramem różnego rodzaju spotkań. Błyskawicznie można też reagować na sytuacje awaryjne np. brak pojawienia się prelegenta czy ważnego gościa. Dużą zaletą wydarzeń hybrydowych jest także ich interaktywność. Dla przykładu podczas wystąpień można przeprowadzać ankiety dla odbiorców na żywo oraz uczestników online. Ci mogą też w trakcie pokazów, sesji czy dyskusji rozmawiać ze sobą, wystawiać komentarze czy też udostępniać dodatkowe materiały. Jak tłumaczą specjaliści z SYMPOSIUM CRACOVIENSE, wydarzenia hybrydowe pozwalają niemalże dowolnie projektować różne spotkania, konferencje, festiwale czy konsylia, zarówno te o charakterze otwartym, jak i zamkniętym z uwzględnieniem specyfikacji różnych branż.
