Jak prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników?

Niezależnie od tego ilu pracowników zatrudnia pracodawca, dla każdego z nich musi prowadzić oddzielną ewidencję czasu pracy. Prawidłowe gromadzenie dokumentacji to jeden z podstawowych obowiązków, którego niedopełnienie może grozić poważnymi sankcjami. Co więcej, bez ewidencji niemożliwe jest właściwe rozliczenie z pracownikiem. Jak powinno się ewidencjonować czas pracy?

Ewidencja czasu pracy – zasady prowadzenia

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników ma obowiązek prowadzić indywidualną ewidencję czasu ich pracy. Jest to regulowane przepisami prawa, dlatego wszelkie odstępstwa i niedopilnowanie właściwego dokumentowania ewidencji mogą w chwili inspekcji skutkować mandatem lub poważniejszymi karami. Ewidencja czasu pracy stanowi punkt wyjścia dla rozliczeń podatkowych, a także na jej podstawie określane jest wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia, które mu przysługują. Nieocenioną pomocą w prowadzeniu ewidencji czasu pracy będzie krakowskie Biuro rachunkowe Renata Bogucka. Doświadczeni fachowcy biegli w kwestiach z dziedziny księgowości przejmą na siebie wszelkie obowiązki związane z formalnościami, dzięki czemu pracodawca zyska więcej czasu oraz gwarancję, że dokumenty są administrowane właściwie.

Co powinno znajdować się w ewidencji czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy każdego pracownika musi być prowadzona bardzo szczegółowo i zawierać wszelkie informacje dotyczące m.in.:

• liczby przepracowanych godzin razem z godziną początku i końca pracy,
  
• liczby godzin nadliczbowych,
  
• liczby godzin przepracowanych w nocy, weekendy i święta,
  
• dodatkowych dyżurów,
  
• dni wolnych od pracy i z jakiego tytułu,
  
• nieobecności w pracy usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.
  

Wszystko, co zostanie wpisane do ewidencji, musi być sformułowane jasno i przejrzyście, aby w razie ewentualnej inspekcji nic nie budziło wątpliwości. Sytuacja wygląda nieco inaczej w przypadku osób na stanowiskach zarządczych, pracujących w systemie zadaniowym oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub nocne. Pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy takich pracowników, ale wciąż ma obowiązek dokumentować pozostałe kwestie.

Formy prowadzenia ewidencji

Zgodnie z prawem pracy możliwe jest prowadzenie ewidencji w dwóch formach – papierowej i elektronicznej. Wersja papierowa, czyli najbardziej klasyczna jest jednocześnie najbardziej popularną. Pracodawca musi jednak zadbać o jej odpowiednie zabezpieczenie przed zniszczeniem, jak również uniemożliwić dostęp osobom nieupoważnionym. Obecnie coraz częściej firmy decydują się na prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej. Jej największą zaletą jest większa wygoda oraz automatyzacja działań. Prowadzony w ten sposób wykaz można łatwo wydrukować, jeśli zajdzie taka potrzeba w chwili kontroli.