Na czym polega archiwizacja dokumentów?
Zarówno państwo, jak i niepaństwowe przedsiębiorstwa muszą archiwizować różnego rodzaju dokumenty. Należy archiwizować wszystkie dokumenty, które powstają podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Działalność gospodarcza to tysiące różnych dokumentów. W tym artykule przybliżymy temat archiwizacji dokumentów.
Archiwizacja - na czym polega?
Archiwizacja dokumentów to nic innego, jak zbieranie, klasyfikacja i zabezpieczenie dokumentów w celu przechowywania ich przez czas, który został określony przez przepisy. Urząd Skarbowy ma prawo w każdym momencie poprosić o udostępnienie konkretnej dokumenty do wglądu. Każde przedsiębiorstwo ma bardzo wiele dokumentów archiwizowanych, dlatego też stosuje się klasyfikację, która przedstawimy poniżej. Warto dodać, że w momencie, gdy minie okres obowiązkowej archiwizacji, przedsiębiorcy mają możliwość zniszczenia zbiorów dokumentów.
Klasyfikacja dokumentów
Symbol A – dokumenty, które mają wartość historyczną, nigdy się ich nie niszczy. Istnieje obowiązek ich przetrzymywania wieczyście.
Symbol B – tak oznacza się dokumentację niearchiwalną.
Symbol Bc – tak oznacza się wszelką dokumentację, którą można zniszczyć po jej wykorzystaniu.
Symbol B + cyfra – tak oznaczana jest dokumentacja, którą trzeba przetrzymywać przez określony czas. Cyfra po Symbolu B oznacza liczbę lat, przez jaką muszą być przetrzymywane.
Symbol BE + cyfra – tak oznaczane są dokumenty, które po ilości lat oznaczonych cyfrą po symbolu, wymagają przejrzenia ich ze względu na ich treść i charakter. Po przeprowadzeniu przejrzenia dokumentów podejmuje się decyzję o ich zniszczeniu lub zmianie symbolu klasyfikacji.
Jaki okres przechowywać dokumenty?
Zależnie od rodzaju dokumentów trzeba je przechowywać przez określony okres. Jeżeli chodzi o wszelką dokumentację księgową, powinniśmy ją przechowywać przez okres minimum pięciu lat, licząc od momentu zakończenia roku podatkowego.
Dokumenty związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych należy zachować przez okres wynoszący pięć lat. Trzeba pamiętać, że okres pięcioletni obowiązuje tylko dokumentację, która została wystawiona po dacie 1 stycznia 2012 roku. Dokumentację sporządzoną przed tą datą, należało i należy przechowywać przez okres dziesięciu lat. - twierdzi Elżbieta Maśtakowska prowadząca firmę Dokumentacja - Usługi Archiwizacyjne.
Jednakże jeżeli chodzi o dokumentację prawniczą, tutaj mamy obowiązek jej przechowywania przez okres co najmniej pięćdziesięciu lat, zaczynając liczyć od ostatniego roku przepracowanego przez pracownika.
Na sam koniec warto dodać, że przedsiębiorca, który nie będzie archiwizował koniecznych dokumentów, naraża się na konsekwencje prawne. Jak mówią, przepisy taka osoba może zostać ukarana karą porządkową, jeżeli nie wyda dokumentacji, o którą prosi instytucja państwowa.
