Prowadzenie ksiąg rachunkowych. Najważniejsze zasady
Księgi rachunkowe stanowią jeden z możliwych sposobów prowadzenia ewidencji w podmiotach gospodarczych. Dla jednych stanowi on obowiązek, dla innych zaś formę opcjonalną. Niezależnie od tego prowadzenie pełnej księgowości musi odbywać się wedle ściśle określonych zasad, które zapewniają prawidłowy przebieg tego typu formy ewidencji. Jakie to są zasady i na czym one polegają?
Czym jest księga rachunkowa?
Księga rachunkowa obejmuje uporządkowane chronologicznie zapisy księgowe, wykazujące obroty i salda oraz wykaz aktywów i pasywów danego przedsiębiorstwa. Składa się ona z kilku istotnych elementów. Jakich?
O odpowiedź na to pytanie poprosiliśmy specjalistkę, naszą rozmówczynię z Biura Rachunkowego AKRO w Warszawie: W skład księgi rachunkowej wchodzi dziennik, księga główna i pomocnicza, zestawienie obrotów i sald oraz wykaz aktywów i pasywów. W dzienniku należy zapisywać – z zachowaniem porządku chronologicznego – informacje na temat operacji gospodarczych, które mają miejsce w ramach działalności danej firmy. W księdze głównej powinny się znajdować wszystkie podejmowane przez przedsiębiorstwo operacje gospodarcze. Szczegóły na ich temat zaś powinny być zawarte w księdze pomocniczej. Zestawienie obrotów i sald z kolei to rodzaj inwentarza, który powinien być potwierdzany procesem inwentaryzacji tych jednostek, które wcześniej nie prowadziły księgi. Na koniec wykaz składników aktywów i pasywów, będący inwentarzem w pozostałych jednostkach, sporządzanym na dzień, w którym zamykane są księgi rachunkowe.
Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?
O tym, które z podmiotów gospodarczych zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości, mówi Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Według niej ewidencja w postaci ksiąg rachunkowych dotyczy:
osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych, a także spółek partnerskich w przypadku, gdy ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły 2 miliony euro lub więcej,
spółek handlowych oraz cywilnych,
jednostek organizacyjnych, które działają na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych (bez względu na wielkość osiąganych przychodów),
gmin, powiatów oraz województw (również państwowych, gminnych, powiatowych oraz wojewódzkich zakładów i jednostek budżetowych),
jednostek organizacyjnych, które nie mają osobowości prawnej (wyjątek stanowią tutaj spółki cywilne, jawne i partnerskie),
oddziałów oraz przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych,
innych jednostek, które na realizację zadań otrzymują dotacje bądź subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządów terytorialnych czy funduszy celowych.
Jakie są zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych?
Jak mówi Ustawa o rachunkowości, księgi rachunkowe należy prowadzić na bieżąco w sposób rzetelny, sprawdzalny oraz pozbawiony błędów. Co to oznacza w praktyce?
Otóż operacje – tak gotówkowe, jak i czekowe czy wekslowe – powinny być regularnie zapisywane w księgach rachunkowych. Te zaś powinny przedstawiać rzetelny obraz działalności firmy, czyli zgodny ze stanem rzeczywistym. Dalej – na wszystkich etapach przetwarzania danych księgi muszą być sprawdzalne i umożliwiać stwierdzenie poprawności znajdujących się w niej zapisów. Wreszcie – zawarte w księgach informacje powinny być wprowadzone w sposób kompletny oraz bezbłędny i znajdować się w rubrykach, odpowiadającym konkretnym okresom.
Ponadto ta sama Ustawa o rachunkowości określa wymogi ogólne, do których prowadzące pełną księgowość podmioty gospodarcze muszą się stosować. I tak księgi rachunkowe powinny być trwale oznaczone nazwą danej jednostki oraz rokiem obrotowym, którego dotyczą. Poza tym powinny być przechowywane w odpowiednich warunkach w kolejności, w jakiej po sobie następują.
Jak widać prowadzenie ksiąg rachunkowych nie należy do łatwych zadań. Dlatego też najlepiej jest powierzyć je w ręce doświadczonych fachowców. Korzystając z usług biura rachunkowego, możemy mieć bowiem pewność, że nasze księgi będą prowadzone zgodnie z powyższymi zasadami.
